Liliane Anthonie Profil certifié

Bonjour

''Senior Executive Assistant'' de 2010-2025, j'ai 15 ans d'expérience d'Assistanat de Direction en présentiel. J'etais le bras droit d'un dirigeant multi-entreprises qui passait beaucoup de temps à voyager et je maîtrise parfaitement les tâches administratives comme :

1. Gestion d’e-mails et Agenda
2. Saisie de données
3. Suivi administratif de dossiers (rappel, relance, suivi)
4. Classement et Archivage numérique sous serveur
5. Organisation de réunion + compte-rendu
6. Présentation sur support pro
7. Création de contenu
8. Assistance virtuelle de Direction technique en France
9. Assistance au recrutement
10. Gestion locative d'immeuble
11. Assistance à l'importation des structures métalliques pour construction
12. Expédition de plusieurs produits fabriqués localement
13. Préparation des déplacements du dirigeant et des équipes en formation (ingénieurs une fois par an)
14. Maîtrise des outils professionnels ( Asana, Odoo, Canva, Google Workspace, Drive, Sheet, Docs, Teams, Zoom, Meet, Whatsapp ...)

Gestion d'Agenda & Organisation du Temps Exécutif

1. Gestion et optimisation d’un agenda exécutif complexe pour un CEO, avec arbitrage des priorités et résolution des conflits.
2. Planification et coordination de réunions stratégiques, en tenant compte des impératifs et des fuseaux horaires internationaux.
3. Priorisation des urgences quotidiennes pour assurer une fluidité maximale de l'emploi du temps du dirigeant.
4. Organisation de l'agenda de la Direction dans des environnements multi-projets et multi-activités.

Gestion Administrative & Documentaire

1. Tri, classement, suivi et archivage sécurisé de documents administratifs, commerciaux, contractuels et confidentiels (physiques et numériques).
2. Rédaction, mise en forme et suivi de correspondances professionnelles, notes internes, reportings et documents de décision.
3. Préparation de dossiers administratifs et synthèses de supports pour faciliter et éclairer la prise de décision du dirigeant.
4. Gestion documentaire avancée sur des espaces collaboratifs (Google Drive, Microsoft OneDrive).
5. Rédaction et réponse aux e-mails professionnels selon instructions ou par délégation directe.
6. Suivi rigoureux des actions décidées en réunion afin de garantir leur bonne exécution (follow-up).

Communication & Coordination Internationale

1. Interface de confiance entre la Direction, les équipes internes, les clients, fournisseurs, fabricants et partenaires externes.
2. Coordination d'échanges fluides avec des interlocuteurs internationaux (Afrique, Europe, Asie, États-Unis, Moyen-Orient).
3. Transmission rapide et structurée des informations entre les équipes commerciales, techniques, administratives et BPO.
4. Suivi des communications multicanales (e-mail, téléphone, WhatsApp, outils collaboratifs) avec réactivité et diplomatie.
5. Gestion des demandes urgentes en gardant calme et sens des priorités.

Pilotage Opérationnel & Suivi Multi-Dossiers

1. Coordination transverse des dossiers stratégiques : achats, approvisionnements, importations, documentation et relation fournisseurs.
2. Suivi opérationnel simultané de multiples projets avec méthode, fiabilité et visibilité.
3. Mise à jour, création et maintenance de tableaux de suivi (Excel, Google Sheets) et de dashboards de pilotage.
4. Contribution à la structuration et à l'amélioration des processus administratifs pour fluidifier le travail quotidien.
5. Appui à l’organisation interne, au recrutement et à la gestion administrative des procédures.

Gestion Financière de Base & Suivi Comptable

1. Suivi administratif rigoureux des factures, paiements, dossiers d'achat et relations fournisseurs.
2. Suivi des dépenses, encaissements, échéances et informations opérationnelles financières.
3. Classement méthodique des justificatifs et documents comptables.
4. Traitement rigoureux des chiffres et des données sensibles.

Logistique & Organisation de Déplacements

1. Organisation complète de déplacements nationaux et internationaux : coordination des itinéraires, réservations (vols, hôtels, transferts).
2. Préparation administrative des missions : ordres de mission, visas, documents de voyage et supports de réunion.
3. Coordination logistique avec les interlocuteurs concernés sur les lieux de destination.

Support Stratégique & Gestion de la Confidentialité

1. Gestion confidentielle de dossiers sensibles liés à l’activité professionnelle et patrimoniale du dirigeant.
2. Accompagnement global d'un entrepreneur impliqué dans plusieurs structures (support personnel et professionnel).

Anticipation des besoins du dirigeant pour lui faire gagner du temps et sécuriser son quotidien.

1. Création de structure et d'organisation dans des environnements dynamiques et en constante évolution.

Maîtrise des Outils Digitaux & Intelligence Artificielle

1. Utilisation quotidienne et maîtrisée de Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, Gmail, Calendar, Meet) et Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive).
2. Gestion de projets et suivi de tâches via Asana et Odoo (gestion des approvisionnements).
3. Création de supports visuels, présentations, comptes rendus et PV via Canva et Gamma.
4. Intégration de l'Intelligence Artificielle (ChatGPT, Claude) pour assister la rédaction, la reformulation, la synthèse de documents et l'optimisation de la productivité.

Je suis actuellement à la recherche d’une opportunité de travail à distance (teletravail) dans le domaine administratif, ou assistanat virtuel.